Jak pisać oferty

Wśród teorii komunikacyjnych (obszar humanistyczny) jest jedna, która mówi o kompetencjach - zasobie pojęć, doświadczeń itp. charakterystycznym dla jednostki komunikującej się. Im większa część wspólna kompetencji nadawcy i odbiorcy komunikatu, tym lepsze jego zrozumienie. Jak to się ma do ofert? Ano tak, że tworząc ofertę należy pamiętać o docelowym odbiorcy - może nim być zupełnie nietechniczna osoba biznesowa, osoba techniczna nie posiadająca specjalizacji w danym wąskim temacie lub ekspert danego zagadnienia.

1. Każdą kwestię należy opisywać z różnych perspektyw, różnymi słowami, należy używać porównań do zagadnień powszechnie znanych.
2. Nie należy stosować zbyt dużej ilości skrótów, a jeśli są one konieczne, to opisywać je od razu w miejscu wystąpienia (rozwinięcie angielskie, polskie, wyjaśnienie rozwinięcia). Nie należy wymyślać specjalnych nazw, w tym marketingowych, na pojęcia które można nazwać prostymi słowami.
3. Nie należy stosować niezrozumiałego, akademickiego lub marketingowego słownictwa ani angielskiego rodem z Tolkiena. Kwestii technicznych nie powinni pisać specjaliści od marketingu.
4. Każdy punkt powinien być wewnętrznie spójny oraz spójny z całością dokumentu. Nie należy zmieniać (czasem zawężać lub rozszerzać) definicji dostarczonych przez klienta na jego niekorzyść.
5. Dokument mniejszy może być lepszy. Najważniejsze elementy przekazu należy zawrzeć w pierwszej kolejności.
6. Nie należy umieszczać zbyt wielu elementów na jednym rysunku/diagramie. Gdy jest za dużo elementów należy tworzyć osobne rysunki bazując na różnych warstwach/perspektywach/ujęciach tematu.
7. Warto pewne kwestie analizować głębiej, opisując plusy i minusy dla klienta, zapewniając mu pełne przedstawienie tematu.
8. Nie należy naginać odpowiedzi na pytania, ani kłamać (yes, no : partially yes).
9. Dokument powinien być starannie napisany, nie na kolanie i nie w ostatnim momencie, nie z literówkami, błędami ortograficznymi, interpunkcyjnymi, kalkami językowymi z angielskiego.
10. W celu zachowania oryginalnego układu warto stosować format PDF.

Na koniec: W rozmowie z klientem należy pamiętać, co się napisało w ofercie! Przerzucanie stosu kartek przed klientem jest nieprofesjonalne.